CARA KREATIF MEMBUAT SURAT ELEKTRONIK

Semenjak teknologi kian berkembang, media komunikasi mengalami perubahan bentuk dari komunikasi tatap muka (face-to-face) menjadi komunikasi jarak jauh (faceless). Begitu pula dalam dunia persuratan, biasanya orang menggunakan kertas sebagai media komunikasi kini bergerak menjadi surat elektronik (paperless). Dengan menggunakan surat tanpa kertas, kita bisa menghemat konsumsi bubur kayu yang menjadi bahan dasar produksi kertas. Pada akhirnya, kita pun bisa mengurangi penebangan pohon di hutan yang berfungsi sebagai paru-paru dunia. Tanpa hutan, niscaya kita akan kekurangan oksigen yang berakibat pada kematian. Oleh sebab itu, dengan kecanggihan teknologi masa kini, kita bisa menggunakan fasilitas kirim surat cukup dengan media elektronik, seperti e-mail, facebook, atau sms.

Terkait dengan surat, kita buat surat sesuka hati. Namun, banyak pula yang menginginkan agar surat itu tetap seperti aslinya, khususnya dalam bentuknya yang benar-benar seperti sebuah kertas surat yang biasa kita kirimkan. Salah satu penanda bahwa surat itu memiliki kemiripan dengan aslinya adalah adanya tanda tangan yang kita bubuhkan di akhir surat. Untuk membuat surat semacam tadi ada beberapa trik khusus yang baru saya pelajari kemarin.

Pada awalnya, jika saya menginginkan adanya surat resmi yang bertandatangan, saya buat surat biasa dengan menggunakan program microsoft-office lalu saya print kemudian saya bubuhkan tanda tangan. Setelah itu saya ambil mesin scanner untuk menyecan surat tersebut. Jadilah surat itu seperti yang saya inginkan, yakni sebuah surat resmi yang bertanda tangan.

Kebiasaan saya di atas, ternyata masih membutuhkan sebuah kertas untuk mencetak surat itu. Ini berarti keinginan untuk mengurangi penggunaan kertas masih tidak dapat dihindari. Barulah kemudian saya tahu bagaimana saya bisa menghindari penggunaan mesin printer agar saya bisa turut serta menjaga keseimbangan alam sekitar. Caranya adalah sebagai berikut.

Tahap pertama saya masih perlu membuat satu surat seperti biasa di program microsoft. Saya kemudian membuat tanda tangan terbaik yang bisa saya lakukan di sebuah kertas bekas. Lalu, tanda tangan itu saya scan dalam bentuk gambar (image) dan saya olah dengan program microsoft picture manager. Setelah mendapat satu tanda tangan yang bagus, saya copy tanda tangan itu ke surat saya yang pertama tadi. jadilah surat itu bertanda tangan seperti layaknya surat kertas. Ada satu langkah lagi untuk menjaga keaslian surat itu agar tidak disalahgunakan oleh orang lain, yakni dengan menyimpan data surat itu dalam file PDF langsung dari komputer, tidak harus dicetak dan discan secara manual. setelah disimpan dalam bentuk PDF, jadilah surat elektronik canggih yang aman dan siap dikirimkan melalui attachment email. Mudah bukan?

Skill baru ini saya dapatkan ketika saya berkonsultasi dengan prof Souaiaia yang memberikan arahan kepada saya dalam membuat instrumen penelitian yang dikirim kepada lembaga-lembaga yang dipilih sebagai responden. Saya harus membuat surat resmi berkop Iowa dan bertanda tangan. Akhirnya saya pun bisa membuat surat canggih itu sesuai dengan harapan beliau. Semoga pengalaman ini bermanfaat. Wa Allah a'lam.